11. Flows#

Flows reprezentují procesy, se kterými Risk Flow platforma dokáže uživatelům efektivně pomoci. V aplikaci je možné pracovat se dvěma druhy flows – schvalovacím a auditním. Jejich principy budou detailně rozebrány v této kapitole.

11.1. Zobrazení seznamu flows#

Po přechodu do modulu Flows se uživateli zobrazí seznam všech flows, ke kterým má práva přistupovat. Rozdělení oprávnění je v tomto případě následující:

Role	Oprávnení
Admin	Práva vidět všechny flows a editovat všechny dostupné flows.
Manager	Práva vidět a editovat flows, které sám vytvořil, lebo které mu byly přiřazeny administrátorem.
Analytik	Nemá práva přistupovat do této sekce aplikace.
Klient	Má práva nahlížet a komentovat flows, které byly vytvořeny pro jeho společnost.
Auditor	Má přístup pro čtení do všech částí, může přidávat komentáře. Podílí se na zpracování auditních flows.

11.2. Vytvoření flow#

Založení flow na platformě Risk Flow je možné po kliknutí na tlačítko Začít nové flow a následným vybráním typu – schvalovací nebo auditní. V obou případech jsou pro založení nového flow potřeba stejné parametry, které jsou popsány v následující tabulce.

Parametr	Vyžadován	Popis
Klient	Ano	Vybrání klienta, pro kterého se bude flow zpracovávat.
Název flow	Ne	Název; Slouží pro lepší orientaci.
Odpovědný manažer	Ano	Lze vybrat pouze uživatele s rolí `Risk manažer`. Lze vybrat pouze aktivní uživatele. V případě, že flow zakládá uživatel s rolí `Risk manažer`, je k němu automaticky přidělen.
Termín pro vyřízení	Ano	Stanovení termínu k vyřešení. Nelze stanovit do minulosti ani na dnešní datum.

Po úspěšném vytvoření flow jsou e-mailem upozorněni uživatelé, kterých se zpracování flow týká. V případě schvalovacího flow je na jeho vytvoření upozorněn přidělený manažer a klienti, pro které je flow zpracováváno. V případě auditního flow jsou na jeho založení upozorněni všichni aktivní uživatelé s rolí Auditor. Informační e-mail nepřijde uživateli, který akci vyvolal, tzn. pokud analýzu vytváří manažer, nepřijde mu informační e-mail o přiřazení k analýze rizik. Tímto způsobem se Risk Flow snaží minimalizovat množství informačních e-mailů.

11.3. Editace flow#

Editace flow je možná v aktualizačním formuláři, který si může oprávněný uživatel otevřít v seznamu flows skrze ikonu tří teček nebo v detailu analýzy rizik skrze tlačítko Upravit.

11.4. Kopírování flow#

Uživatel s editačními právy ke konkrétnímu flow může vytvářet jeho kopie. Při kopírování flow se nastavují stejné parametry jako při založení nového. V tomto procesu jsou duplikovány všechny řádky flow. Tato funkce je velmi vhodná při provádění revizí dříve dokončených flows. Kopírovat flow je možné prostřednictvím ikony kopírování v seznamu všech dostupných flows nebo v detailu konkrétního flow. Odpovědné osoby jsou informovány o založení nového flow. V případě schvalovacího flow je na jeho vytvoření upozorněn přidělený manažer a klienti, pro které je flow zpracováváno. V případě auditního flow jsou na jeho založení upozorněni všichni aktivní uživatelé s rolí Auditor. Informační e-mail nepřijde uživateli, který akci vyvolal, tzn. pokud flow vytváří manažer, nepřijde mu informační e-mail o přiřazení k flow. Tímto způsobem se Risk Flow snaží minimalizovat množství informačních e-mailů.

11.5. Smazání flow#

Mazání flow je možné v seznamu dostupných flows nebo v detailu konkrétního flow. Z důvodu zachování auditní stopy lze mazat pouze:

Schvalovací flows – ty, které nebyly zatím schváleny klientem.
Auditní flows – ty, jejichž audit nebyl dokončen.

11.6. Export flows#

Export flows je možný v patřičném modulu po kliknutí na tlačítko Export a vybrání typu exportu.

Export do MS Excel#

Export seznamu flows do sešitu aplikace Microsoft Excel má následující hodnoty. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Klient	Název klienta
Termín pro vyřízení	Datum
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Stav	Založeno – flow bylo založeno, zatím se neprovádí. Provádí se – flow je zpracováváno. Čeká na schválení – všechny dílčí části jsou hotové a čeká se na finální potvrzení: klientem v případě schvalovacího flow, auditorem v případě auditního flow. Neschváleno – vráceno s připomínkami k dopracování. Schváleno – flow dokončeno.
Typ	Schvalovací flow / Auditní flow
Průběh	Průběh provádění flow vyjádřený v %
Vytvořeno	Datum vytvoření záznamu
Čas vytvoření	Čas vytvoření záznamu
Vytvořil	E-mail uživatele, který záznam vytvořil.
Aktualizováno	Datum poslední změny záznamu
Poslední aktualizace	Čas poslední změny záznamu
Změnil/a	E-mail uživatele, který provedl poslední změny.

Export do PDF#

Export seznamu flows do formátu PDF obsahuje soupis podobný výpisu v aplikaci. Obsahuje následující informace. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Klient	Název klienta
Termín pro vyřízení	Datum
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Stav	Založeno – flow bylo založeno, zatím se neprovádí. Provádí se – flow je zpracováváno. Čeká na schválení – všechny dílčí části jsou hotové a čeká se na finální potvrzení: klientem v případě schvalovacího flow, auditorem v případě auditního flow. Neschváleno – vráceno s připomínkami k dopracování. Schváleno – flow dokončeno.
Typ	Schvalovací flow / Auditní flow
Průběh	Průběh provádění flow vyjádřený v %.

Export do JSON#

Export flows do formátu JSON je dostupný pouze administrátorům instance. Tento typ exportu je možné využívat pouze v licenci Enterprise. Exportovaný soubor může sloužit jako jednoduchá záloha nebo může být využit k importu do aplikací třetích stran.

11.7. Schvalovací flow#

Schvalovací flow je proces, s jehož pomocí jsou klientovi předloženy dokončené a manažerem schválené analýzy rizik, plány zvládání rizik a další dokumenty. Součástí tohoto flow může být více analýz rizik i plánů, které jsou klientovi předloženy ke schválení najednou. Klient si tyto části může zobrazit a detailně prozkoumat. Každou z nich může připomínkovat a schválit či vrátit k dopracování. V případě, že jsou všechny dílčí analýzy rizik, plány zvládání rizik i případné další dokumenty schváleny, může klient schvalovací flow uzavřít.

Detail – pohled manažera#

Po otevření detailu schvalovacího flow uživatel vidí následující výpis. Může editovat parametry flow, přidávat analýzy rizik ke schválení a přidávat komentáře.

Detail – pohled klienta#

Po otevření detailu schvalovacího flow uživatel vidí následující výpis. Má oprávnění schvalovat analýzy rizik, plán zvládání rizik a další dokumenty v tomto flow, prohlížet jejich detail a přidávat komentáře.

EPC diagram#

EPC diagram slouží k popisům procesů a modelování pracovních postupů. Pro schvalovací flow vypadá následovně.

Přidání částí schvalovacího procesu#

Přidání částí do schvalovacího flow je možné v detailu flow po kliknutí na tlačítko Přidat a následném výběru toho, co chcete přidat – Analýzu, Plán zvládání rizik či Dokument

Přidání analýzy rizik#

Parametr	Vyžadován	Popis
Označení	Ano	Označení přidané analýzy rizik. Slouží pro lepší orientaci.
Analýza	Ano	Vybrání analýzy rizik pro přidání do schvalovacího flow. V tomto seznamu se zobrazí pouze dokončené a odpovědným manažerem schválené analýzy rizik, které byly zpracovány pro tohoto klienta. Každá analýza může být do schvalovacího flow přidána pouze jednou.

Přidání plánu zvládání rizik#

Parametr	Vyžadován	Popis
Označení	Ano	Označení přidaného plánu. Slouží pro lepší orientaci.
Plán zvládání rizik	Ano	Vybrání RTP pro přidání do schvalovacího flow. V tomto seznamu se zobrazí pouze dokončené a odpovědným manažerem schválené plány, které byly zpracovány pro tohoto klienta. Každý plán může být do schvalovacího flow přidána pouze jednou

Přidání dokumentu#

Parametr	Vyžadován	Popis
Označení	Ano	Označení přidávaných příloh. Slouží pro lepší orientaci.
Přílohy	Ano	Pro výběr více příloh držte klávesu CTRL a levým tlačítkem myši označte více souborů pro vložení nebo označte všechny soubory k nahrání a myší je přetáhněte do pole pro nahrávání souborů. Je možné nahrávat soubory ve formátu `pdf`, `png`, `jpg`, `doc`, `zip`, `docx`, `xlsx`, `txt` a `csv`. Velikost jednoho souboru je omezena na 10MB.

Odebrání části schvalovacího procesu#

Oprávněný uživatel může analýzu rizik, plán zvládání rizik či dokument odebrat ze schvalovacího flow kliknutím na ikonu odpadkového koše a následném potvrzení v modálním okně.

Schvalování jednotlivých částí#

Klient má možnost kontrolovat, komentovat a schvalovat části ve schvalovacím procesu. Pokud flow obsahuje nějakou část, která stále čeká na schválení, je na ni upozorněn šedým vykřičníkem v záhlaví tabulky.

Po kliknutí na tlačítko Schválení se klientovi otevře možnost část schválit nebo neschválit. V případě neschválení je část vrácena k dopracování a otevřená pro editaci. Klient by měl k ní přidat komentáře popisující, proč tuto část neschválil. Dokud není schvalovací flow uzavřeno, může klient vzít své schválení či neschválení zpět.

Schvalování a dokončení flow#

V momentě, kdy jsou všechny dílčí části flow klientem schváleny, otevře se klientovi možnost uzavřít schvalovací flow skrze tlačítko Schválení v hlavičce detailu flow.

Ukončení a schválení schvalovacího flow je nutné ještě potvrdit v modálním okně.

Komentáře#

Ke všem flows mohou oprávnění uživatelé přidávat komentáře. Všechny komentáře je možno zobrazit po kliknutí na tlačítko Komentáře, jež otevře stránku se soupisem existujících komentářů a formulářem pro přidání nového.

Přidání komentáře#

Přidat komentář je možné po vyplnění patřičného pole pro zadání textu komentáře a odeslání tlačítkem Přidat komentář.

Interní a veřejné komentáře#

Uživatelé mohou přidávat interní a veřejné komentáře. Interní komentáře se nezobrazují klientům, pro něž je flow zpracováváno. Administrátoři, manažeři, analytici a auditoři vidí všechny evidované komentáře a přílohy.

Přílohy ke komentářům#

Ke každému komentáři je možné přidávat přílohy. Pro výběr více příloh podržte klávesu CTRL a levým tlačítkem myši označte více souborů pro vložení nebo označte všechny soubory k nahrání a myší je přetáhněte do pole pro nahrávání souborů.

Export flow#

Export detailu flow je možný po kliknutí na tlačítko Export a následném vybrání typu exportu.

Export do MS Excel#

Export detailu schvalovacího flow do sešitu aplikace Microsoft Excel má tři listy následující hodnoty. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

List 1 - Analýzy

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Analytici	Seznam uživatelů s rolí `Risk analytici`, kteří se podílejí/podíleli na provádění analýzy rizik
Schválení klientem	Čeká na schválení / Schváleno / Neschváleno.
Schválil/a	Uživatel klienta, který analýzu schválil/neschválil.
Datum schválení	Datum schválení
Čas schválení	Čas schválení
Vytvořeno	Datum vytvoření záznamu
Čas vytvoření	Čas vytvoření záznamu
Vytvořil	E-mail uživatele, který záznam vytvořil.
Aktualizováno	Datum poslední změny záznamu
Poslední aktualizace	Čas poslední změny záznamu
Změnil/a	E-mail uživatele, který provedl poslední změny.

List 2 – Plány zvládání rizik

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Analytici	Seznam uživatelů s rolí `Risk analytici`, kteří se podílejí/podíleli na provádění analýzy rizik
Schválení klientem	Čeká na schválení / Schváleno / Neschváleno.
Schválil/a	Uživatel klienta, který analýzu schválil/neschválil.
Datum schválení	Datum schválení
Čas schválení	Čas schválení
Vytvořeno	Datum vytvoření záznamu
Čas vytvoření	Čas vytvoření záznamu
Vytvořil	E-mail uživatele, který záznam vytvořil.
Aktualizováno	Datum poslední změny záznamu
Poslední aktualizace	Čas poslední změny záznamu
Změnil/a	E-mail uživatele, který provedl poslední změny.

List 3 – Další dokumenty

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Schválení klientem	Čeká na schválení / Schváleno / Neschváleno.
Schválil/a	Uživatel klienta, který analýzu schválil/neschválil.
Datum schválení	Datum schválení
Čas schválení	Čas schválení
Vytvořeno	Datum vytvoření záznamu
Čas vytvoření	Čas vytvoření záznamu
Vytvořil	E-mail uživatele, který záznam vytvořil.
Aktualizováno	Datum poslední změny záznamu
Poslední aktualizace	Čas poslední změny záznamu
Změnil/a	E-mail uživatele, který provedl poslední změny.

Export do PDF#

Export seznamu detailu flow do formátu PDF obsahuje soupis podobný výpisu v aplikaci. Obsahuje následující informace. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

Analýzy ve flow

Název sloupce	Popis
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Analytici	Seznam uživatelů s rolí `Risk analytici`, kteří se podílejí/podíleli na provádění analýzy rizik.
Schválení klientem	Čeká na schválení / Schváleno / Neschváleno. Součástí tohoto pole je informace o tom, který uživatel akci provedl a kdy.

Plány zvládání rizik

Název sloupce	Popis
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Analytici	Seznam uživatelů s rolí `Risk analytici`, kteří se podílejí/podíleli na provádění analýzy rizik.
Schválení klientem	Čeká na schválení / Schváleno / Neschváleno. Součástí tohoto pole je informace o tom, který uživatel akci provedl a kdy.

Další dokumenty

Název sloupce	Popis
Ozn.	Identifikátor slouží pro zlepšení orientace uživatele v systému.
Vytvořeno	Datum a čas přidání do flow
Schválení klientem	Čeká na schválení / Neschváleno / Schváleno

Export do JSON#

Export detailu flow do formátu JSON je dostupný pouze administrátorům instance. Tento typ exportu je možné využívat pouze v licenci Enterprise. Exportovaný soubor může sloužit jako jednoduchá záloha nebo může být využit k importu do aplikací třetích stran.

11.8. Auditní flow#

Auditní flow je proces, s jehož pomocí uživatelé s rolí Auditor mohou provádět kontrolní činnost již kompletně schválených analýz rizik. Jsou to takové analýzy, které prošly schvalovacím flow. Součástí auditního flow může být více schvalovacích flow, kde každé jedno schvalovací flow může obsahovat více analýz rizik zpracovaných pro daného klienta.

Detail – z pohledu manažera#

Po otevření detailu auditního flow manažer vidí následující výpis. Může editovat parametry flow, přidávat dokončené schvalovací procesy k auditu a přidávat komentáře.

../_images/audit-flow-detail-manager.png

Detail – z pohledu auditora#

Po otevření detailu flow auditor vidí následující výpis. Má oprávnění ukončovat audit dílčích částí v tomto flow, prohlížet jejich detail a přidávat komentáře.

../_images/audit-flow-detail-auditor.png

EPC diagram#

EPC diagram slouží k popisům procesů a modelování pracovních postupů. Pro auditní flow vypadá následovně.

Přidání dokončeného schvalovacího flow#

Přidání schvalovacího flow do auditního flow je možné v detailu flow po kliknutí na tlačítko Přidat flow.

Parametr	Vyžadován	Popis
Označení	Ne	Označení přidaného schvalovacího flow. Slouží pro lepší orientaci.
Flows	Ano	Do auditního flow lze přidávat pouze dokončené a klientem schválené schvalovací flow. Každý záznam může být do flow přidán pouze jednou.

Odebrání schvalovacího flow#

Oprávněný uživatel může schvalovací flow z auditního flow odebrat kliknutím na ikonu odpadkového koše a následném potvrzení v modálním okně.

Audit jednotlivých schvalovacích flow#

Auditor má možnost kontrolovat, komentovat a ukončovat audit záznamů v auditním flow.

Po kliknutí na tlačítko Dokončit audit se auditorovi otevře modální okno k potvrzení ukončení auditu.

Schvalovací flow, jehož audit byl ukončen, se v detailu auditního flow zobrazí následovně.

../_images/audit-flow-finish-indiv-detail.png

Ukončení auditního flow#

V momentě, kdy je dokončen audit všech schvalovacích flow, otevře se auditorovi možnost uzavřít auditní flow skrze tlačítko Dokončit audit v hlavičce detailu flow.

Dokončení auditu je nutné ještě potvrdit v modálním okně.

Komentáře#

Přidání komentáře#

Přidat komentář je možné po vyplnění patřičného pole pro zadání textu komentáře a odeslání tlačítkem Přidat komentář.

Interní a veřejné komentáře#

Přílohy ke komentářům#

Export flow#

Export detailu flow je možný v patřičném modulu po kliknutí na tlačítko Export a vybrání typu exportu.

Export do MS Excel#

Export detailu flows do sešitu aplikace Microsoft Excel má následující hodnoty. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

Název sloupce	Popis
#	Číslo záznamu v exportu
Ozn.	Označení pro lepší orientaci v systému
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení flow.
Schválení klientem	Stav – v tomto typu flow mohou být pouze schválené flow. Pokud by tento sloupec obsahoval jinou hodnotu než `Schváleno`, někde nastala chyba.
Schválení klientem	Uživatel klienta, který analýzu schválil/neschválil.
Datum schválení	Datum schválení
Čas schválení	Čas schválení
Stav	Čeká na audit / Audit dokončen.
Auditováno	Auditor, který dokončil audit této části.
Datum dokončení audit	Datum dokončení auditu části
Čas dokončení auditu	Čas dokončení auditu části
Vytvořeno	Datum vytvoření záznamu
Čas vytvoření	Čas vytvoření záznamu
Vytvořil	E-mail uživatele, který záznam vytvořil.
Aktualizováno	Datum poslední změny záznamu
Poslední aktualizace	Čas poslední změny záznamu
Změnil/a	E-mail uživatele, který provedl poslední změny.

Export do PDF#

Export detailu flow do formátu PDF obsahuje soupis podobný výpisu v aplikaci. Obsahuje následující informace. Jazyk reportu se přizpůsobuje aktuálně použitému jazyku aplikace.

Název sloupce	Popis
Ozn.	Označení pro lepší orientaci v systému
Termín pro vyřízení	Datum pro vyřízení
Odpovědný manažer	Uživatel s rolí `Risk manažer`, který je odpovědný za dokončení schvalovacího flow.
Schválení klientem	Stav – v tomto typu flow mohou být pouze schválené flow. Pokud by tento sloupec obsahoval jinou hodnotu než `Schváleno`, někde nastala chyba. Sloupec obsahuje informaci o klientovi, který flow schválil a také informaci o tom, kdy tato akce byla provedena
Stav	Stav provádění auditu. V případě ukončeného auditu této části sloupec navíc obsahuje informaci o tom, který auditor audit dokončit a kdy tuto akci provedl.